Nel panorama sempre più competitivo del commercio digitale, descrizioni, specifiche tecniche e dati si accumulano e si moltiplicano, rendendo sempre più complessa la gestione delle informazioni di prodotto. In questo scenario, entra in gioco una soluzione strategica che permette alle aziende di dare ordine e struttura a tutto ciò: il PIM. Ovvero il Product Information Management.
Che si tratti di e-commerce, retail o altro, ogni team e settore necessita di disporre di dati accurati, coerenti e facilmente accessibili. Ma cos’è il PIM esattamente, che vantaggi porta alle aziende e perché è così cruciale nella trasformazione digitale? Scopriamo di più.
Cos’è il PIM?
Il Product Information Management (PIM) è molto più di un semplice archivio centralizzato. Si tratta di un sistema evoluto che:
- raccoglie, organizza e distribuisce le informazioni di prodotto;
- governa l’intero processo di creazione, aggiornamento e arricchimento delle informazioni stesse.
Ogni azienda che vende prodotti su più canali (e-commerce, marketplace, punti vendita fisici, social commerce) deve organizzare e aggiornare costantemente un’enorme quantità di dati. Tra questi: informazioni tecniche, composizione, made in, informazioni di filiera e tracciabilità, info commerciali, prezzi, taglie, descrizioni, traduzioni, meta-dati e link di relazione. Senza un sistema strutturato, la gestione di queste informazioni avviene in modo frammentato, con il rischio di errori, incongruenze e aggiornamenti tardivi.
Il PIM software non solo centralizza e distribuisce questi dati, ma attiva un processo editoriale del prodotto. In questo modo, i team aziendali possono collaborare in modo efficiente, arricchendo progressivamente le informazioni, automatizzando la revisione e la validazione dei dati e adattando i contenuti per ogni mercato o canale.
In questo senso, il PIM non è solo semplice repository, ma un motore dinamico che gestisce il flusso di informazioni tra i diversi team aziendali, automatizzando i processi di validazione, controllo qualità e localizzazione. Grazie a un sistema strutturato e collaborativo, il PIM migliora l’efficienza interna, riduce il rischio di errori e assicura un’esperienza utente più fluida e affidabile.
Cosa intendiamo con informazioni di prodotto
Quando parliamo di informazioni di prodotto, ci riferiamo a un insieme di dati che vanno ben oltre una semplice descrizione. Il PIM raccoglie e organizza numerosi elementi chiave. Tra questi:
- dati tecnici, cioè specifiche del prodotto come dimensioni, peso, materiali, colori, certificazioni e categorie di appartenenza;
- descrizioni e storytelling del prodotto, cioè descrizioni, informazioni tecniche, funzionalità e dettagli d’uso del prodotto, inclusi testi di marketing e schede tecniche;
- dati logistici e normativi come codici a barre, SKU, documentazione di conformità;
- prezzi e disponibilità, cioè dati su prezzi, sconti e promozioni;
- informazioni localizzate, cioè traduzioni per mercati internazionali, valute, regolamenti locali.
Tutti questi elementi devono essere coerenti e aggiornati per garantire un messaggio uniforme in ogni canale di vendita e comunicazione. Il Product Information Management aiuta le aziende a strutturare questi dati, rendendoli facilmente accessibili e modificabili quando necessario.
Come funziona, concretamente, il PIM?
L’uso di un sistema di Product Information Management semplifica e ottimizza la gestione delle informazioni di prodotto attraverso un flusso strutturato che si articola in più fasi.
- Raccolta e aggregazione: il PIM importa dati da diverse fonti, come ERP e PLM, fogli di calcolo e fornitori esterni.
- Normalizzazione dei dati, ovvero il processo di standardizzazione delle informazioni in modo che siano coerenti e uniformi, indipendentemente da come vengono inserite o provenienti da diverse fonti
- Arricchimento delle informazioni: è possibile aggiungere dettagli aggiuntivi, come metadata, tag, descrizioni e traduzioni;
- Organizzazione e categorizzazione: assegna i prodotti a categorie, tag e strutture gerarchiche logiche;
- Distribuzione multicanale: i dati vengono esportati automaticamente sui vari canali di vendita, come siti web, e-commerce, marketplace, cataloghi e punti vendita.
Un altro aspetto chiave è la capacità di adattare le informazioni in base al canale di destinazione: un sito e-commerce avrà bisogno di dettagli specifici, mentre un catalogo cartaceo potrebbe richiedere una descrizione più sintetica e visiva. Il PIM semplifica questo processo, migliorando la gestione e la scalabilità delle informazioni.
I vantaggi
Abbiamo esplorato cos’è il PIM e come funziona. È il momento di capire quali vantaggi concreti può portare alle aziende.
- Gestione centralizzata delle informazioni: tutte le informazioni di prodotto sono raccolte in un unico sistema, semplificando l’accesso e la gestione da parte di tutti i team coinvolti;
- Coerenza su tutti i canali: le informazioni vengono aggiornate in tempo reale e distribuite automaticamente su tutti i punti di contatto, garantendo che i dati siano sempre uniformi e accurati;
- Efficienza operativa e velocità nelle operazioni: l’automazione dei flussi di lavoro riduce il tempo dedicato alla gestione manuale dei dati, accelerando il time-to-market;
- Riduzione degli errori: centralizzare le informazioni di prodotto riduce il rischio di errori e incoerenze, migliorando l’affidabilità e la qualità complessiva dell’offerta;
- Personalizzazione per i mercati locali: grazie al PIM, è possibile adattare le informazioni in base alle esigenze specifiche di ogni mercato, migliorando la customer experience.
Infine, un aspetto non meno rilevante riguarda l’impatto che l’adozione di un PIM ha sui processi aziendali e sull’organizzazione delle persone coinvolte, sia interne che esterne all’azienda, nella creazione, raccolta e distribuzione di dati e informazioni. Grazie a questo sistema, infatti, il flusso di lavoro diventa molto più efficiente: si abbandonano vecchie pratiche come i fogli Excel condivisi su File System o nel Cloud, strumenti che presentano evidenti limiti nella gestione dei dati.
In sintesi, il PIM non è solo un software, ma una risorsa strategica che centralizza, organizza e distribuisce le informazioni di prodotto in modo efficace. Contribuisce a eliminare le ridondanze delle informazioni, ridurre errori, ottimizzare i processi e migliorare la competitività dell’azienda.
Unique Point of Truth
Un aspetto cruciale del PIM è la sua capacità di garantire che tutte le informazioni di prodotto siano sempre aggiornate, coerenti e facilmente accessibili.
In contesti tradizionali, in cui si fa affidamento su fogli Excel, email o sistemi non centralizzati, è difficile avere certezza che la versione che si sta utilizzando sia l’ultima e la più aggiornata. In questi scenari, si corre infatti il rischio di lavorare su un prodotto senza sapere che, ad esempio, è stato rimosso o modificato.
Il PIM risolve questa problematica fungendo da “unique point of truth”. Ovvero una fonte centrale dove ogni modifica viene registrata e aggiornata in tempo reale. Questo sistema centralizzato permette a tutti i membri dell’organizzazione di avere sempre accesso alle informazioni più recenti, evitando disallineamenti o errori derivanti da versioni non aggiornate.
La gestione sincrona delle informazioni assicura che ogni modifica, aggiunta e/o cancellazione siano visibili a tutti in tempo reale, mantenendo un flusso continuo e fluido. Non importa, quindi, chi all’interno dell’organizzazione stia lavorando su un determinato prodotto: tutti accederanno agli stessi dati, evitando conflitti e garantendo una visione unificata e simultanea.
Integrazione di DAM e PIM
Un aspetto fondamentale per ottimizzare la gestione dei contenuti e delle informazioni di prodotto sta nell’integrazione tra PIM e DAM (Digital Asset Management).
Il PIM, come abbiamo visto, organizza le informazioni strutturate sui prodotti, come descrizioni, specifiche tecniche, varianti, prezzi e dettagli logistici. Il DAM, invece, si occupa di centralizzare, archiviare e distribuire tutti i contenuti digitali, come immagini, video, documenti e altri materiali. La combinazione di questi due strumenti consente di gestire in modo integrato e coerente sia i dati testuali, sia i contenuti visivi, garantendo che ogni elemento sia aggiornato e pronto per essere distribuito sui canali di vendita o comunicazione.
Il risultato? Un ecosistema digitale in cui ogni informazione e asset visivo sono perfettamente allineati, garantendo una comunicazione coerente e un flusso di lavoro efficiente.
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L’expertise di Hyphen
Hyphen offre una soluzione avanzata che integra PIM e DAM, creando un ecosistema digitale perfettamente sincronizzato. Questa integrazione non solo centralizza tutti gli asset digitali e le informazioni di prodotto, ma consente anche di ottimizzare la gestione del flusso informativo in azienda. Grazie a Chalco Brand Life Suite, le aziende possono quindi disporre di una gestione agile e altamente efficiente dei contenuti, migliorando la qualità di asset e informazioni e la coerenza su tutti i canali, sia online che offline.
Comprendere cos’è il PIM e il valore dell’integrazione con il DAM non significa solo dotarsi di strumenti fondamentali per affrontare la trasformazione digitale con successo, ma rappresenta anche un vantaggio competitivo significativo. In un mercato sempre più rapido e competitivo, la capacità di garantire contenuti accurati, tempestivi e uniformi su tutte le piattaforme è fondamentale per offrire una customer experience di alta qualità. L’efficienza, la precisione e la velocità sono gli ingredienti chiave per rispondere in modo efficace alle esigenze dei consumatori e per distinguersi dalla concorrenza.
